MVO Manifest
PPPManifest MVO USB Europe Alle medewerkers hebben dit manifest samen en integraal ontwikkeld. Maatschappelijk verantwoord ondernemen - ook wel Maatschappelijk Duurzaam Ondernemen genoemd - is een tweede natuur gebleken voor alle medewerkers. Maatschappelijk verantwoord ondernemen - iedereen praat erover, maar wat is het? MVO is, in de triple-p benadering, het ondernemen met als doel het maken van winst (Profit), waarbij het menselijk aspect (People) en het milieu (Planet) als belangrijke factoren worden gezien. Om tot een goede beschrijving van MVO te komen, heeft USB Europe een aantal aandachtspunten benoemd. Aangezien de medewerkers van het bedrijf gezien worden als de (uit)dragers van de bedrijfsfilosofie, is dit manifest niet opgelegd als een directief, maar ontwikkeld door de medewerkers zelf. MVO is niet het volgen van een paar regeltjes, maar zit volkomen verweven in en is onlosmakelijk verbonden met de handelswijze van USB Europe. Het is niet eenvoudig om alle MVO-aspecten te beschrijven zonder alle bedrijfsprocessen te benoemen daar er bij het ontwikkelen van elk proces, tevens nagedacht is over de MVO-aspecten die hiermee te maken hebben. In grote lijnen kijken we naar 7 aspecten van het ondernemen: 1. Medewerkers 1. De medewerkers De inhoud van het werk is belangrijk voor onze medewerkers. Het is van belang dat de medewerkers tevreden zijn met de inhoud van hun werk. Bevredigend werk leidt namelijk tot meer betrokkenheid en toewijding bij het werk. Om dit regelmatig terug te koppelen, zijn er jaarlijks functionerings- en beoordelingsgesprekken waarbij alle aspecten van het werk ter sprake komen. Indien er tussendoor iets te bespreken is, dan is er elk moment de mogelijkheid om daarvoor aandacht te krijgen. Dankzij de informele werksfeer kunnen eventuele ontluikende problemen namelijk direct worden aangepakt. Ook tijdens de driemaandelijkse algemene vergaderingen kunnen alle mogelijke aspecten met betrekking tot het werk besproken worden en de ad-hoc MVO-vergaderingen brengen vaak weer nieuwe ideeën. Er zijn een aantal maatregelen genomen om de arbeidsomstandigheden zo optimaal mogelijk te maken en om een prettig en veilig werkklimaat te scheppen. Zo zijn er armsteunen beschikbaar ter verlichting van data-ingave in de computer, voetenbankjes en monitorverhogingen om een optimale werkhouding aan te kunnen nemen. Er is geen verplichte kleding of uniform vereist. De kantoorruimte is voorzien van een Airco-installatie voor de warmere dagen en de werkplekken kunnen geheel naar eigen inzicht worden ingericht. Om het magazijnwerk te verlichten is een electrische stapelaar aanwezig. Ook is er achtergrondmuziek, een kantine-ruimte, gratis koffie, thee en bronwater en de feestcommissie wordt aangemoedigd om regelmatig activiteiten te organiseren. De medewerkers hebben een grote eigen verantwoordelijkheid betreffende hun werkzaamheden. Er zijn geen strakke kaders maar er is veel ruimte voor zelfontplooiing en het pionieren en eigen initiatief worden zoveel mogelijk aangemoedigd. Om dit te ondersteunen is er volop ruimte voor het volgen van cursussen en opleidingen, zowel in- als extern. Dit wordt zowel door het bedrijf aangemoedigd als aangedragen door de medewerkers. De salarisontwikkelingen worden individueel besproken, ook de ontwikkelingen in de markt hebben hier invloed op. Het salarisniveau wordt in overleg vastgesteld. Bij goed presteren volgt, indien de omstandigheden dat toelaten, een extra beloning. De opbouw van het loon is overzichtelijk en helder gepresenteerd op de maandelijkse overzichten. Er zijn goede secundaire arbeidsvoorwaarden beschikbaar die individueel geschakeld kunnen worden, zoals meebetalen aan de pensioenpremie, meedoen aan een spaarloon en/of levensloopregeling en de mogelijkheid om deel te nemen aan het fietsenplan. De werktijden zijn helder en vast, vrije dagen worden niet van te voren vastgelegd maar zijn vrij, weliswaar in overleg, op te nemen. Bovendien worden er ook nog eens meer vakantiedagen dan het wettelijk minimum gegeven. De P&O manager heeft continu voeling met de ontwikkelingen op het gebied van de sociale zekerheid en gebruikt zoveel als mogelijk de aangereikte instrumenten ten goede van zowel de medewerkers als het bedrijf. Er is inmiddels dankzij de meer dan twintigjarige historie ook ruime ervaring opgedaan met opstellen, en ook met het beëindigen van arbeidsovereenkomsten. Hiermee is nimmer een conflictsituatie ontstaan. Qua werving en selectie wordt extra aandacht besteed aan minderheidsgroeperingen, deze worden dan ook van harte uitgenodigd om mee te doen met de sollicitatierondes. Ook voor de invulling van stageplaatsen worden deze groepen evenredig benaderd. Door middel van een huishoudelijk reglement, wat ontwikkeld is in samenspraak met de medewerkers, kunnen nieuwe medewerkers snel wegwijs gemaakt worden in de dagelijkse gang van zaken binnen de organisatie. Samen met het ISO gerelateerde handboek is men binnen enkele dagen ingewerkt. Binnen de organisatie bestaat een open cultuur die het mogelijk maakt om alles te bespreken, zowel collectief als individueel, zowel zakelijke als privé-onderwerpen, eventueel met een vertrouwenspersoon. 2. De leveranciers USB Europe heeft belang bij zakelijke, maar ook duurzame omgang met haar leveranciers. Niet alleen nu, maar ook in de toekomst, wil USB Europe graag zaken doen met betrouwbare leveranciers, ook op het gebied van maatschappelijk bewustzijn. Om deze continuïteit te waarborgen, is de leveranciersselectie een onderdeel van het integrale kwaliteitssysteem gebaseerd op ISO-9001:2008. Naast de standaard criteria zoals kwaliteit, levertijd en prijs, zijn ook de criteria op het gebied van MVO, belangrijke wegingsfactoren. Aspecten zoals kinderarbeid bij productie, afwijzen van milieu-vijandige onderdelen, materialen en fabrikagemethodes, en goed omgaan met afvalstoffen, zijn hierbij belangrijke criteria. Leveranciers die onvoldoende scoren op dit vlak, worden uitgesloten van het leveranciersbestand van USB Europe. Leveranciers die MVO hoog in het vaandel hebben staan, krijgen extra weging. Door middel van een eisenpakket, wat elke leverancier standaard dient te aanvaarden en een vragenlijst waarmee leveranciers extra kunnen scoren, wordt de maatschappelijke betrokkenheid van de leveranciers structureel in kaart gebracht. Er is een continue terugkoppeling betreffende de prestaties van de leveranciers voor alle lopende zaken, en één maal per jaar, in het kader van de ISO-gevolgde procedures, volgt er een scoringsoverzicht wat gebaseerd is op de gemiddelde jaarprestatie. Alle benoemde aspecten worden hierin beoordeeld.
3. De klanten De klanten van USB Europe zijn divers. Overheidsinstanties zoals ministeries, provincies en gemeenten, maar ook scholen en ziekenhuizen kunnen geholpen worden; grote multinationals tot startende ondernemers, kleinere wederverkopers tot grote distributeurs: allemaal vinden ze hun weg naar USB Europe. En onafhankelijk van de grootte van de onderneming of waarde van de bestelling: iedereen krijgt maatwerk en de volle aandacht en begeleiding totdat het project naar genoegen voltooid is. Ook daarna houdt de zorg van USB Europe niet op, omdat een tevreden klant een terugkerende klant is, zo is de ervaring. Vandaar dat USB Europe staat voor hoge kwaliteit producten, met weinig tot geen uitval tijdens het gebruik. Bij producten waar dit van toepassing is wordt een handleiding toegevoegd, zoveel mogelijk digitaal, om de levensduur van de producten te bevorderen. Er worden zoveel mogelijk producten gezocht in het USB Europe assortiment die de mogelijkheid bieden om opgeladen te worden via een computer, om de milieubelasting van adapters en wegwerpbatterijen zoveel mogelijk te voorkomen. USB Europe biedt haar klanten de mogelijkheid om na de technische levensduur, de aangeschafte producten te retourneren voor een verantwoord milieu-vriendelijk recycle-traject. Om aan de overweldigende vraag van milieu-vriendelijke, of althans minder milieu-belastende producten te voldoen, heeft USB Europe de ECOMARK lijn geïntroduceerd. Deze producten hebben een behuizing die samengesteld is met minder milieubelastende materialen zoals papier, karton, afvalhout en gerecycled plastic. Uiteraard zonder concessies te doen aan kwaliteit of levensduur. Bij de selectie van deze producten zijn het hergebruik van grondstoffen en energiebesparende maatregelen tijdens de productie, belangrijke aandachtspunten. USB Europe opereert volgens de ISO-9001 normen. Naast het waarborgen van de dagelijkse bedrijfsprocedures beschrijft deze internationale standaard ook de klachtenafhandeling van voorkomende meldingen. Hierbij horen ook een regelmatig klanttevredenheidsonderzoek: een terugkoppeling over geleverde producten. USB Europe stuurt een retourenformulier mee met storingsgevoelige producten om het terugsturen eenvoudiger te maken, indien dat nodig blijkt. Afnemers kunnen ervan verzekerd zijn dat alle klachten serieus genomen worden en degelijk onderzocht. Mocht het nodig blijken om snel een ander product in te zetten, dan wordt er eerst zo spoedig mogelijk herleverd, zodat de klant vooruit kan en daarna gaat het onderzoekstraject in om de oorzaak op te sporen en in de toekomst te voorkomen, voor zover dat tot de mogelijkheden behoort.
4. Maatschappij en omgeving Naast de medewerkers, leveranciers en klanten, zijn er andere belanghebbenden waar USB Europe als organisatie rekening mee dient te houden. Deze zogenaamde ‘stakeholders’ zoals omwonenden, belangenorganisaties (NGO’s) en overheid worden ook beïnvloed door de activiteiten van het bedrijf. De belangen van deze groepen heeft USB Europe als volgt in het vizier: Om het verschijnsel hangjongeren te bestrijden en de altijd aanwezige inbraakdreiging tegen te gaan, heeft de eigenaar van de bedrijfspanden in overleg met USB Europe camera's laten plaatsen om haar directe locatie heen. Tevens zorgt USB Europe voor het opruimen van zwerfafval rond het bedrijfspand en het milieu-verantwoord verwijderen van onkruid. USB Europe is aangesloten bij organisaties als Recupel, Der Grüne Punkt en BVN ter ondersteuning van het hergebruik van onderdelen en anderszins verantwoorde afvalverwerking van de geleverde producten en materialen. USB Europe is tevens lid van de internationale branchevereniging PSI; hier binnen wordt ook ruimschoots aandacht geschonken aan het MVO-aspect van deze bedrijfstak. Ook is USB Europe aangesloten bij Kenniscentrum Duurzaam MKB, een organisatie die mede via haar website www.duurzaammkb.nl het belang uitdraagt, vooral voor het MKB in Nederland, om te streven naar een gezonde en duurzame samenleving. Wat bedoelen we met Duurzaam Ondernemen? In de 21e eeuw staan ondernemers voor nieuwe uitdagingen. Het voortbestaan van de bedrijven is niet langer alleen afhankelijk van een gedegen financieel beleid. Het is noodzakelijk dat een goed bedrijfsrendement gecombineerd wordt met bescherming van het milieu, met het benutten van de talenten van de medewerkers en met een bijdrage aan de stabiliteit van de samenleving waarin we werken. Duurzaam Ondernemen is: milieu, medewerkers, maatschappij én rendement. Duurzaam Ondernemen is bij alle bedrijfsbeslissingen, zowel een hoger bedrijfsrendement nastreven, als de kansen benutten voor een beter milieu en meer welzijn voor de medewerkers en de maatschappij. Het gaat om activiteiten die een stap verder gaan dan waartoe de wet verplicht; vanuit maatschappelijke betrokkenheid en een toekomstgerichte visie. En daar wil USB Europe zich van harte voor inzetten! Medio 2008 is een belangenvereniging opgericht ter behoud van de noodlijdende voetbalclub FC Eindhoven: de stichting Vrienden van Eindhoven. Deze stichting werd volledig gefaciliteerd door USB Europe en is inmiddels wegens het behaalde suces weer opgeheven. USB Europe stelt geheel belangeloos vergaderruimte ter beschikking aan een organisatie die zich bezighoudt met de ontwikkeling van Duurzame Energie, met name op het gebied van zonnepanelen. De medewerkers die bloeddonor zijn, kunnen onder werktijd aan de bijbehorende verplichtingen voldoen (keuring en/of afname). 5. Milieu Het energieverbruik, waterverbruik en de hoeveelheid afval binnen het bedrijf hebben direct invloed op de totale milieubelasting. USB Europe heeft een grondige analyse gedaan op al deze onderdelen. Er zijn een aantal onderdelen die constant onder de aandacht blijven. Eenvoudige maatregelen kunnen een aanzienlijke besparing opleveren. (verbruiken over 2008). -Gas Aangezien de thermopane raampartijen reeds voorzien zijn van energiebehoudende folie, de voordeur afgeschermd is met een temperatuurbehoudende sluis en de roldeur in het magazijn voorzien is van koudewerende stroken zal een verdere besparing op dit gebied niet eenvoudig te realiseren zijn. Het gemiddelde gasverbruik bij het segment Groothandel is 2m3/m3. Bij USB Europe ligt het verbruik op 1,7 m3/m3. -Elektriciteit Besparingsmogelijkheden - verlichting kantoor 25% minder licht op niet-werkplekken - verlichting magazijn 10% licht uit bij geen magzijnwerkzaamheden - automatisering 35% printers en computers op spaarstand - keuken + apparatuur 10% thermoskannen aanschaffen - airco + ventilators 10% werkplekken verder van raam - beveiliging 10% Het gemiddelde elektriciteitsverbruik in het segment Groothandel is 40 kWh/m2; bij USB Europe is dat momenteel 33kWh/m2. -Water Besparingsmogelijkheden - toiletgroepen 90% vlotters zuiniger afstellen, spoelonderbreker - schoonmaak 3% minder water gebruiken - afwas 3% 1x per dag afwassen - koffie/thee/soep 4% niet te veel tegelijk zetten ivm verspilling Wij streven ernaar om via de besparingsmaatregelen dit verbruik terug te brengen tot ongeveer de helft. Qua rioolbelasting dient nog opgemerkt te worden dat er op het bedrijventerrein gewerkt wordt aan gescheiden regenwaterafvoer. Een gedeelte van het dakwaterafvoer van het pand van USB Europe is inmiddels al losgekoppeld van directe lozing op het standaardriool. -Afval Verpakkingen en verpakkingsmaterialen worden zoveel mogelijk hergebruikt, waardoor de dozen waar de producten in verstuurd worden misschien niet meer fonkelnieuw zijn, maar de inhoud is met des te meer zorg omgeven. Er worden geen plastic bekertjes voor de consumpties meer gebruikt om de milieubelasting ook op dit vlak te minimaliseren. In het kantoor wordt uitsluitend gewerkt met heroplaadbare batterijen om de hoeveelheid KCA (Klein Chemisch Afval) tot het minimum te beperken.
6. Facilitaire Processen Het facilitaire proces behelst alle kantoorwerkzaamheden en de processen die hier binnen opgestart worden. USB Europe streeft ernaar om deze processen zo min mogelijk milieu-belastend te laten verlopen. a) materiaalgebruik Kopiëren en printen, indien nodig, wordt zoveel mogelijk dubbelzijdig en zonder kleuren gedaan. Alle administratieve handelingen, die elektronisch gedaan en afgehandeld worden, worden zo weinig mogelijk uitgeprint. Zo worden alle financiële verslagen nog uitsluitend elektronisch opgeslagen. Alle emails die door USB Europe verstuurd worden, hebben als afsluiting het verzoek om eerst na te denken alvorens het bericht klakkeloos uit te printen. Er kan namelijk veel elektronisch gecommuniceerd worden zonder dat een print of hardcopy nodig is. Aangezien USB Europe – waar mogelijk - kiest voor elektronisch communiceren met haar relaties, is de hoeveelheid benodigde kantoorartikelen overigens vrijwel nihil. Mappen en ordners worden bijvoorbeeld continu hergebruikt. Voor de verbruiksmaterialen zoals inktcartridges en toners wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van milieu-vriendelijke cq navulbare producten. b) schoonmaken Alle adviezen en tips van de Stichting Stimular Preventie-factsheet (www.stimular.nl) op dit gebied worden natuurlijk onverkort in acht genomen. Zo wordt uitsluitend gewerkt met milieu-vriendelijke schoonmaakmiddelen, wordt er alleen schoon gemaakt als dat nodig is en wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van de microvezeldoekjesmethode waarbij geen schoonmaakmiddelen nodig zijn. c) vervoer USB Europe heeft een Fietsenplan dat openstaat voor alle medewerkers. Hiermee kan een fiets voor het woon-werkverkeer met aanzienlijke subsidie aangeschaft worden. Tevens zijn er fietsparkeerplaatsen aanwezig vóór het bedrijfspand. Het goederenvervoer is uitbesteed aan transporteurs die aan alle milieu-eisen voldoen én denken aan een zo duurzaam mogelijke toekomst op vervoersgebied. Voor alle uitgaande zendingen wordt gebruik gemaakt van TNT Post, een bedrijf wat de zogenaamde Planet Me - programma’s heeft ontwikkeld op weg naar een CO2 neutrale bedrijfsvoering. TNT Express, voor de inkomende zendingen, volgt dezelfde programma’s op dit vlak. Op de site www.tntplanetme.com zijn deze milieu-initiatieven te vinden.
7. Bedrijfsstrategie De visie en missie kunnen als volgt worden samengevat: Met een maatschappelijk verantwoorde en duurzame bedrijfsvoering,kwalitatief hoogwaardige producten leveren aan bedrijven die dit op prijs stellen. Het productenpakket bevat uitsluitend duurzame artikelen; de milieu-vriendelijkheid ervan wordt zoveel mogelijk nagestreeft. De waarden waar USB Europe belang aan hecht worden uitgedragen via de eigen websites, via elke uitgaande email en orderdocument, en via discussiegroepen op MVO gerelateerde forums. USB Europe werkt via de ISO 9001 richtlijnen. Het streven is om op korte termijn ook de richtlijnen van ISO 14001 (milieu) en ISO 26000 (MVO) te integreren in het bestaande managementsysteem. |
